Googleフォームで自動返信メールに回答の一部を差し込む方法【みなとやの制作ハック】

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湊屋 佐千子
企画・統括本部 クリエイティブ統括部 広告制作部 コンテンツプロデュース課 ▼詳細

前回の記事で、Googleフォームを使って社内向けの依頼フォームを作成する方法をご紹介しました。しかし場合によっては、自動返信メールの本文や件名に名前などの回答内容を差し込みたいケースもありますよね。本記事では、もう少し詳細にカスタマイズする方法をご紹介します。

活用シーン

例えば内製の原稿作成・画像作成依頼など、ちょっとした依頼フォームとして活用することができます。収集したデータはGoogleスプレッドシートにワンクリックで転記することができ、そのまま進捗管理を行うことも可能です。

● 内製の原稿作成・画像作成依頼フォーム
● アンケートフォーム など

設定手順

● GASを編集する

前回の記事同様にGoogleフォームを作成し、Google Apps Scriptのエディタに以下のコードをコピペしてください。

function SendMail(e){
  
  //★「お名前(フルネーム)」の質問タイトルを設定
  const QuestionName = 'お名前(フルネーム)';
  let Name = "";
  
  //★「どの製品のGoogle Apps Scriptですか?」の質問タイトルを設定
  const QuestionApps = 'どの製品のGoogle Apps Scriptですか?';
  let Apps = "";
  
  //★現在時刻を取得してyyyy/MM/dd HH:mm形式に変換
  const timeStamp = Utilities.formatDate(new Date(), 'Asia/Tokyo', 'yyyy/MM/dd HH:mm');
  
  //回答者のメールアドレスを取得し、送信先に設定
  //※「メールアドレスを収集する」が有効になっていないと使えません
  const ToMailAddress =  e.response.getRespondentEmail(); 
  
  //CCの設定
  const CcMailAddress = '****@****.co.jp';
  
  //質問と回答をすべて取得する
  const items = e.response.getItemResponses();
  let qa = '';
  
  for (let i = 0; i < items.length; i++) {
    const item = items[i];
    const q = item.getItem().getTitle();
    const a = item.getResponse();
    qa += '■' + q + ':\n ' + a + '\n\n';
    
    //★質問タイトルが「お名前(フルネーム)」だったらNameに格納
    if ( q === QuestionName ) {
     Name = a;
    }
   
   //★質問タイトルが「どの製品のGoogle Apps Scriptですか?」だったらAppsに格納
   if ( q === QuestionApps ) {
     Apps = a;
   }
  }
  
  //本文の設定(改行したい箇所は「\n」と入力」
  const Body =  Name +'さん\n\n'
  +'お問い合わせ頂き、ありがとうございます。\n以下の内容で承りました。\n\n'
  +'----------------------------------------------------------------\n\n'
  +qa
  +'----------------------------------------------------------------\n\n'
  +'3営業日以内に担当者からご連絡致しますので\n今しばらくお待ちくださいませ。\n\n制作RPA推進チーム';
  
  //件名の設定
  const Subject =  '【' + Apps +'_GAS作成依頼】' + Name +' '+ timeStamp;

  //メールを送信
  GmailApp.sendEmail(ToMailAddress, Subject, Body, {cc:CcMailAddress, noReply:true});

}

ハイライトの行が前回のコードとの差分で、質問タイトルが一致すれば変数に格納する処理を行い、本文や件名に差し込んでいます。4行目や8行目を変更してご利用いただけますが、実際の質問タイトルとクォーテーション内の文字列に少しでも差分があるとうまく動きませんのでご注意ください。

コピペをしたら、任意の名前で保存(Ctrl+S)し、前回の記事同様にトリガー設定を行ってください。

なお、19行目の「***@***.co.jp」のダミーアドレスを残したまま実行した場合はエラーとなり送信失敗となる為、CC設定が不要な場合、クォーテーション内の文字列を削除してください。

● 動作確認をする

正しく動くか、動作確認をしましょう。Googeフォーム右上の瞳のマークをクリックするとプレビュー画面が表示されるので、質問に回答して「送信」します。

数秒程度でメールが届きます。ToやCc、件名、本文が意図した内容になっているか確認してください。

以上で設定は完了です。

さいごに

このGASを使えば、自動返信付きの依頼フォームを自由なフォーマットで作成することが可能です。内製の依頼フォームなどを作成する機会があれば是非ご活用ください。

ディップは2019年3月に構造的な人手不足を解消する「labor force solution company」へと進化し、AI・RPA領域で新事業を開始したほか、社内でRPAやVBAのオンライン講座を開催するなど、社員が自身の業務を改善できるように取り組んでいます。

※プレスリリース
「構造的な人手不足を解消する“Labor force solution company”へ進化 ディップがAI・RPA領域で新事業を開始! ~新ブランドステートメントを策定~
https://www.dip-net.co.jp/news/175

私が所属するクリエイティブ統括部でも、RPAやVBA、Excelなどを積極的に活用して日々業務改善に取り組んでいます。業務改善に興味があるという方は、ぜひ以下の採用情報をご覧ください。

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湊屋 佐千子

企画・統括本部 クリエイティブ統括部 広告制作部 コンテンツプロデュース課 RPA・Excel・VBAで求人広告クリエイティブの業務効率化に努めている人。オウンドメディアやWeb制作のフロントエンドも担当。Twitter(@mi_na_to_8)では定期的に業務ハックをつぶやいている。

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