
Googleフォームで依頼フォームを作成する方法(定型文の自動返信あり)【みなとやの制作ハック】
Google製品の中には、オンラインアンケートやテストを作成できる『Googleフォーム』という製品があります。実はこのGoogleフォームを使えば、無料で社内向けの依頼フォームなどを作成することも可能です。また、GoogleフォームにGoogle Apps Scriptを活用すれば、フォームから回答が送信された時に任意のフォーマットの自動返信メールを送ることが可能です。本記事では、Googleフォームで自動返信ありの依頼フォームを作成する方法についてご紹介します。
活用シーン
例えば内製の原稿作成・画像作成依頼など、ちょっとした依頼フォームとして活用することができます。収集したデータはGoogleスプレッドシートにワンクリックで転記することができ、そのまま進捗管理を行うことも可能です。
● 内製の原稿作成・画像作成依頼フォーム
● アンケートフォーム など
設定手順
● Googleフォームを作成・編集する
まずはGoogleアカウントにサインインし、「https://forms.google.com」にアクセスします。
上図の赤枠にある「空白」の+ボタンをクリックして、Googleフォームを新規作成します。
新しいフォームの編集画面が開きます。
今回は『Google Apps Script 作成依頼フォーム』を作ってみます。①の「無題のフォーム」をクリックしてタイトルを設定してください。必要に応じて②の「フォームの説明」も設定します。
組織アカウントの場合、組織に所属するメンバーのメールアドレスを自動で収集することも可能です。
もし上記のような表示がない場合は、右上の「…」をクリックして「設定」を開き、
「メールアドレスを収集する」にチェックをいれてください。
次に、質問の設定をしていきます。③の「質問」に最初の質問内容を入力し、④のプルダウンをクリックして回答形式を選択します。選択した形式に応じて⑤の内容が変わりますので、選択肢のある「ラジオボタン」「チェックボックス」などを選択した場合は選択肢の設定を行います。
③~⑤の設定が終わったら⑥の(+)ボタンをクリックして、次の質問を追加します。フォームに追加したい質問を③~⑤の手順を繰り返して設定を進めてください。
なお、必ず回答してほしい質問には右下の「必須」にチェックを入れてください。回答が未入力の場合、送信できなくなります。もし質問が不要になった場合は右下の「削除」ボタンをクリックしてください。「複製」で質問を複製して編集することもできます。
以上でフォームの作成は終了です。
● GASを編集する
①GASの編集画面を開く
右上の「…」>「スクリプトエディタ」をクリックしてGASのエディタを開いてください。
②以下のコードを入力
エディタに以下のコードをコピペしてください。
function SendMail(e){ //回答者のメールアドレスを取得し、送信先に設定 //※「メールアドレスを収集する」が有効になっていないと使えません const ToMailAddress = e.response.getRespondentEmail(); //CCの設定 const CcMailAddress = '****@****.co.jp'; //件名の設定 const Subject = '【自動送信】Google Apps Scriptの作成依頼を受け付けました'; //質問と回答をすべて取得する const items = e.response.getItemResponses(); let qa = ''; for (let i = 0; i < items.length; i++) { const item = items[i]; const q = item.getItem().getTitle(); const a = item.getResponse(); qa += '■' + q + ':\n ' + a + '\n\n'; } //本文の設定(改行したい箇所は「\n」と入力」 const Body = 'お問い合わせ頂き、ありがとうございます。\n以下の内容で承りました。\n\n' +'----------------------------------------------------------------\n\n' +qa +'----------------------------------------------------------------\n\n' +'3営業日以内に担当者からご連絡致しますので\n今しばらくお待ちくださいませ。\n\n制作RPA推進チーム'; //メールを送信 GmailApp.sendEmail(ToMailAddress, Subject, Body, {cc:CcMailAddress, noReply:true}); }
コピペをしたら、任意の名前で保存(Ctrl+S)をしてください。
なお、8行目の「***@***.co.jp」のダミーアドレスを残したまま実行した場合はエラーとなり送信失敗となる為、CC設定が不要な場合、クォーテーション内の文字列を削除してください。
● トリガー設定を行う
次にフォーム送信時にGASが実行されるよう、トリガー設定を行います。「現在のプロジェクトトリガー」ボタンをクリックしてください。
トリガー一覧画面が開きます。右下の「+ トリガーを追加」をクリックしてください。
「イベントの種類を選択」を『フォーム送信時』に変更して、トリガー設定画面の下のほうにある保存ボタンをクリックします。許可を求められるのでGoogleアカウントを選択後、GAS実行の「許可」を行ってください。
● 動作確認をする
正しく動くか、動作確認をしましょう。Googeフォーム右上の瞳のマークをクリックするとプレビュー画面が表示されるので、質問に回答して「送信」します。
数秒程度でメールが届きます。ToやCc、件名、本文が意図した内容になっているか確認してください。
以上で設定は完了です。
さいごに
このGASを使えば、自動返信付きの依頼フォームを自由なフォーマットで作成することが可能です。内製の依頼フォームなどを作成する機会があれば是非ご活用ください。
ディップは2019年3月に構造的な人手不足を解消する「labor force solution company」へと進化し、AI・RPA領域で新事業を開始したほか、社内でRPAやVBAのオンライン講座を開催するなど、社員が自身の業務を改善できるように取り組んでいます。
※プレスリリース
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https://www.dip-net.co.jp/news/175
私が所属するクリエイティブ統括部でも、RPAやVBA、Excelなどを積極的に活用して日々業務改善に取り組んでいます。業務改善に興味があるという方は、ぜひ以下の採用情報をご覧ください。