Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogle ToDoリストに入れてタスク管理する方法【みなとやの制作ハック】

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湊屋 佐千子
企画・統括本部 クリエイティブ統括部 広告制作部 コンテンツプロデュース課 ▼詳細

Microsoft製品のなかに、アプリケーションとサービス間の自動ワークフローを作成できる「Power Automate」というサービスがあります。本記事ではPower Automateを活用して、Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogle ToDoリストに入れてタスク管理する方法をご紹介します。

必要なもの

以下の環境があることを前提として使用手順を紹介させていただきます。
● Googleアカウント
● Office 365 ビジネスアカウント※

※Microsoftアカウントにサインインした状態でこちらにアクセスして、アプリに「Power Automate」が含まれていれば、追加費用なしですぐに利用可能です。

無償での試用も可能で、その場合はこちらにアクセスし、画面右上の「無料で試す」から利用可能なメールアドレスを入力して試用を開始してください。

使用手順

● Gmailでラベルを作成しフィルタ設定を行う

Gmailの保存先となるラベルを作成します。ラベルはSNSで言うハッシュタグのようなもので、いくつでもラベルを追加できます。ラベルやフィルタの詳細な設定方法は以下のGmailヘルプをご覧頂き、Google ToDoリストに転記したいメールが特定のラベルに入るように設定してください。

ラベルを作成して Gmail を整理する
https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=ja

メールのフィルタルールの作成
https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=ja

● Power Automateのフローを作成する

Power Automateにはすぐに使えるテンプレートが用意されています。

この中にはGmailをGoogle ToDoリストに転記するテンプレートも含まれています。今回は以下のテンプレートを使用します。

Create a Google Task when a new email arrives in Gmail
https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/galleries/public/templates/57c2b60b6ace4c2c997cb34385611ff4/

上記のテンプレートを開き、下図の赤枠の「+」ボタンをクリックして、GmailやGoogle ToDoリストとの連携を行い、「続行」ボタンをクリックして次に進んでください。

もし上記のテンプレートをクリックして「今すぐ試す」ボタンのある画面に遷移したら、Microsoftアカウントへのサインインを行ってください。

以下のページに遷移したら、まずは『When a new email arrives』の「ラベル」を設定します。プルダウンに自身のGmailのラベルが読み込まれているので、Google ToDoリストに転記したいラベルを選択します。「詳細オプションを表示する」で設定することもできますが、設定を誤ると転記漏れを起こす懸念もありますので、絞り込みはGmailのフィルタ設定で行う方が良いです。

次に、『はいの場合』の『Create a task in a task list』を設定します。「タスクリストID」から任意のリストを選択します。「タイトル」や「メモ」はそのままで良いですが、必要に応じてカスタマイズしてください。今回は以下のように設定しました。ここまで終わったら、ページ下部にある[保存]ボタンをクリックして保存してください。

以上でメールを転記するフローの作成は完了です。これ以降、設定したラベルに受信したメールがすべてGoogle ToDoリストに転記されていきます。

フロー編集画面右上の[テスト]から「Gmailからのデータを使用」にチェックを入れて実行すると、直近のメールが1件転記されます。


もし意図していない情報が転記されている場合は『Create a task in a task list』の設定を見直してください。

フローを停止する手順

フローを保存すると、それ以降に受信したメールが転記され続けます。
もし停止したい場合は赤枠の矢印から前の画面に遷移します。

メニューの[…]から[オフにする]をクリックしてください。

以上でメールを受信しても転記されなくなります。もし再開したい場合は同様の手順で[オンにする]をクリックしてください。

さいごに

今回はPower Automateを活用して、Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogle ToDoリストに入れてタスク管理する方法をご紹介しました。ぜひ使ってみてくださいね。

ディップは2019年3月に構造的な人手不足を解消する「labor force solution company」へと進化し、AI・RPA領域で新事業を開始したほか、社内でRPAやVBAのオンライン講座を開催するなど、社員が自身の業務を改善できるように取り組んでいます。

※プレスリリース
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私が所属するクリエイティブ統括部でも、RPAやVBA、Excelなどを積極的に活用して日々業務改善に取り組んでいます。業務改善に興味があるという方は、ぜひ以下の採用情報をご覧ください。

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湊屋 佐千子

企画・統括本部 クリエイティブ統括部 広告制作部 コンテンツプロデュース課 RPA・Excel・VBAで求人広告クリエイティブの業務効率化に努めている人。オウンドメディアやWeb制作のフロントエンドも担当。Twitter(@mi_na_to_8)では定期的に業務ハックをつぶやいている。

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