Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogle ToDoリストに入れてタスク管理する方法【みなとやの制作ハック】

2020.08.07

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湊屋佐千子
商品開発本部クリエイティブ統括部制作戦略推進部制作企画課 ▼詳細

Microsoft製品のなかに、アプリケーションとサービス間の自動ワークフローを作成できる「Power Automate」というサービスがあります。本記事ではPower Automateを活用して、Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogle ToDoリストに入れてタスク管理する方法をご紹介します。

必要なもの

以下の環境があることを前提として使用手順を紹介させていただきます。
● Googleアカウント
● Office 365 ビジネスアカウント※

※Microsoftアカウントにサインインした状態でこちらにアクセスして、アプリに「Power Automate」が含まれていれば、追加費用なしですぐに利用可能です。

無償での試用も可能で、その場合はこちらにアクセスし、画面右上の「無料で試す」から利用可能なメールアドレスを入力して試用を開始してください。

使用手順

● Gmailでラベルを作成しフィルタ設定を行う

Gmailの保存先となるラベルを作成します。ラベルはSNSで言うハッシュタグのようなもので、いくつでもラベルを追加できます。ラベルやフィルタの詳細な設定方法は以下のGmailヘルプをご覧頂き、Google ToDoリストに転記したいメールが特定のラベルに入るように設定してください。

ラベルを作成して Gmail を整理する
https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=ja

メールのフィルタルールの作成
https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=ja

● Power Automateのフローを作成する

Power Automateにはすぐに使えるテンプレートが用意されています。

この中にはGmailをGoogle ToDoリストに転記するテンプレートも含まれています。今回は以下のテンプレートを使用します。

Create a Google Task when a new email arrives in Gmail
https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/galleries/public/templates/57c2b60b6ace4c2c997cb34385611ff4/

上記のテンプレートを開き、下図の赤枠の「＋」ボタンをクリックして、GmailやGoogle ToDoリストとの連携を行い、「続行」ボタンをクリックして次に進んでください。

もし上記のテンプレートをクリックして「今すぐ試す」ボタンのある画面に遷移したら、Microsoftアカウントへのサインインを行ってください。

以下のページに遷移したら、まずは『When a new email arrives』の「ラベル」を設定します。プルダウンに自身のGmailのラベルが読み込まれているので、Google ToDoリストに転記したいラベルを選択します。「詳細オプションを表示する」で設定することもできますが、設定を誤ると転記漏れを起こす懸念もありますので、絞り込みはGmailのフィルタ設定で行う方が良いです。

次に、『はいの場合』の『Create a task in a task list』を設定します。「タスクリストID」から任意のリストを選択します。「タイトル」や「メモ」はそのままで良いですが、必要に応じてカスタマイズしてください。今回は以下のように設定しました。ここまで終わったら、ページ下部にある[保存]ボタンをクリックして保存してください。

以上でメールを転記するフローの作成は完了です。これ以降、設定したラベルに受信したメールがすべてGoogle ToDoリストに転記されていきます。