Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogleスプレッドシートに転記する方法【みなとやの制作ハック】

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湊屋 佐千子
企画・統括本部 クリエイティブ統括部 広告制作部 コンテンツプロデュース課 ▼詳細

Microsoft製品のなかに、アプリケーションとサービス間の自動ワークフローを作成できる「Power Automate」というサービスがあります。本記事ではPower Automateを活用して、Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogleスプレッドシートに転記する方法をご紹介します。

活用シーン

社内業務の依頼をメールベースで行っている場合、手作業でコピペして管理表に転記していませんか?弊社でも数年前まで、画像やWeb制作の依頼でそのような進行管理が行われていましたが、Power AutomateやGoogle Apps Scriptで自動的に転記させる仕組みが浸透してから、担当者がかなりの時間をかけていた進行管理の工数を、半分以下まで削減することができました。特にPower Automateはコードを書く必要がなく、ノンプログラマーでも簡単に自動化できます。

● 依頼メールの転記 など

必要なもの

以下の環境があることを前提として使用手順を紹介させていただきます。
● Googleアカウント
● Office 365 ビジネスアカウント※

※Microsoftアカウントにサインインした状態でこちらにアクセスして、アプリに「Power Automate」が含まれていれば、追加費用なしですぐに利用可能です。

無償での試用も可能で、その場合はこちらにアクセスし、画面右上の「無料で試す」から利用可能なメールアドレスを入力して試用を開始してください。

使用手順

● Gmailでラベルを作成しフィルタ設定を行う

Gmailの保存先となるラベルを作成します。ラベルはSNSで言うハッシュタグのようなもので、いくつでも追加できます。ラベルやフィルタの詳細な設定方法は以下のGmailヘルプをご覧頂き、Googleスプレッドシートに転記したいメールが特定のラベルに入るように設定してください。

ラベルを作成して Gmail を整理する
https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=ja

メールのフィルタルールの作成
https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=ja

● 転記先のGoogleスプレッドシートを作成する

転記先のGoogleスプレッドシートを作成します。新しいGoogleスプレッドシートを作成し、メールから抽出したい情報を1行目に入力します。Googleスプレッドシートやシートの名前はわかりやすいように名前を変更しておきましょう。

● Power Automateのフローを作成する

Power Automateにはすぐに使えるテンプレートが用意されています。

この中にはGmailをGoogleスプレッドシートに転記するテンプレートも含まれています。今回は以下のテンプレートを使用します。

Gmail のメールを Google スプレッドシートに記録する
https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/galleries/public/templates/0a5543d0ebef11e68d2ddfad08ce110c/

上記のテンプレートを開き、下図の赤枠の「+」ボタンをクリックして、GmailやGoogleスプレッドシートとの連携を行い、「続行」ボタンをクリックして次に進んでください。

もし上記のリンクをクリックして「今すぐ試す」ボタンのある画面に遷移したら、Microsoftアカウントへのサインインを行ってください。

以下のページに遷移したら、まずは『When a new email arrives』の「ラベル」を設定します。赤枠のプルダウンに自身のGmailのラベルが読み込まれているので、Googleスプレッドシートにメールを転記したいラベルを選択します。「詳細オプションを表示する」で設定することもできますが、設定を誤ると転記漏れを起こす懸念もありますので、絞り込みはGmailのフィルタ設定で行う方が良いです。

次に、『insert row』の「ファイル」を設定します。赤枠のフォルダーアイコンをクリックし、[Googeドライブ]フォルダーの中に入っている、先ほどのGoogleスプレッドシートを選択します。

「ワークシート」のプルダウンに選択したGoogleスプレッドシートのシート名が読み込まれるので、先ほど作成したシートを選択します。

すると、以下のように1行目に設定した項目名がPower Automate上に読み込まれます。

各項目をクリックすると図のようにGmailの各情報が抽出されるので、紐づけたい情報をクリックして設定していきます。

今回は以下のように設定しました。ページ下部にある[保存]ボタンをクリックして保存します。

フロー編集画面右上の[テスト]から「Gmailからのデータを使用」にチェックを入れて実行すると、直近のメールが1件転記されます。

もし意図していない情報が転記されている場合は「ワークシート」の紐づけ設定を見直してください。

以上でメールを転記するフローの作成は完了です。これ以降、設定したラベルに受信したメールがすべてスプレッドシートに転記されていきます。

フローを停止する手順

フローを保存すると、それ以降に受信したメールが転記され続けます。
もし停止したい場合は赤枠の矢印から前の画面に遷移します。

メニューの[…]から[オフにする]をクリックしてください。

以上でメールを受信しても転記されなくなります。もし再開したい場合は同様の手順で[オンにする]をクリックしてください。

さいごに

今回はPower Automateを活用して、Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogleスプレッドシートに転記する方法をご紹介しました。ぜひ使ってみてくださいね。

ディップは2019年3月に構造的な人手不足を解消する「labor force solution company」へと進化し、AI・RPA領域で新事業を開始したほか、社内でRPAやVBAのオンライン講座を開催するなど、社員が自身の業務を改善できるように取り組んでいます。

※プレスリリース
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https://www.dip-net.co.jp/news/175

私が所属するクリエイティブ統括部でも、RPAやVBA、Excelなどを積極的に活用して日々業務改善に取り組んでいます。業務改善に興味があるという方は、ぜひ以下の採用情報をご覧ください。

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湊屋 佐千子

企画・統括本部 クリエイティブ統括部 広告制作部 コンテンツプロデュース課 RPA・Excel・VBAで求人広告クリエイティブの業務効率化に努めている人。オウンドメディアやWeb制作のフロントエンドも担当。Twitter(@mi_na_to_8)では定期的に業務ハックをつぶやいている。

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