Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogleスプレッドシートに転記する方法【みなとやの制作ハック】

2020.07.31

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湊屋佐千子
商品開発本部クリエイティブ統括部制作戦略推進部制作企画課 ▼詳細

Microsoft製品のなかに、アプリケーションとサービス間の自動ワークフローを作成できる「Power Automate」というサービスがあります。本記事ではPower Automateを活用して、Gmailの特定ラベルがついたメールをGoogleスプレッドシートに転記する方法をご紹介します。

活用シーン

社内業務の依頼をメールベースで行っている場合、手作業でコピペして管理表に転記していませんか？弊社でも数年前まで、画像やWeb制作の依頼でそのような進行管理が行われていましたが、Power AutomateやGoogle Apps Scriptで自動的に転記させる仕組みが浸透してから、担当者がかなりの時間をかけていた進行管理の工数を、半分以下まで削減することができました。特にPower Automateはコードを書く必要がなく、ノンプログラマーでも簡単に自動化できます。

● 依頼メールの転記など

必要なもの

以下の環境があることを前提として使用手順を紹介させていただきます。
● Googleアカウント
● Office 365 ビジネスアカウント※

※Microsoftアカウントにサインインした状態でこちらにアクセスして、アプリに「Power Automate」が含まれていれば、追加費用なしですぐに利用可能です。

無償での試用も可能で、その場合はこちらにアクセスし、画面右上の「無料で試す」から利用可能なメールアドレスを入力して試用を開始してください。

使用手順

● Gmailでラベルを作成しフィルタ設定を行う

Gmailの保存先となるラベルを作成します。ラベルはSNSで言うハッシュタグのようなもので、いくつでも追加できます。ラベルやフィルタの詳細な設定方法は以下のGmailヘルプをご覧頂き、Googleスプレッドシートに転記したいメールが特定のラベルに入るように設定してください。

ラベルを作成して Gmail を整理する
https://support.google.com/mail/answer/118708?hl=ja

メールのフィルタルールの作成
https://support.google.com/mail/answer/6579?hl=ja

● 転記先のGoogleスプレッドシートを作成する

転記先のGoogleスプレッドシートを作成します。新しいGoogleスプレッドシートを作成し、メールから抽出したい情報を1行目に入力します。Googleスプレッドシートやシートの名前はわかりやすいように名前を変更しておきましょう。

● Power Automateのフローを作成する

Power Automateにはすぐに使えるテンプレートが用意されています。

この中にはGmailをGoogleスプレッドシートに転記するテンプレートも含まれています。今回は以下のテンプレートを使用します。

Gmail のメールを Google スプレッドシートに記録する
https://japan.flow.microsoft.com/ja-jp/galleries/public/templates/0a5543d0ebef11e68d2ddfad08ce110c/

上記のテンプレートを開き、下図の赤枠の「＋」ボタンをクリックして、GmailやGoogleスプレッドシートとの連携を行い、「続行」ボタンをクリックして次に進んでください。

もし上記のリンクをクリックして「今すぐ試す」ボタンのある画面に遷移したら、Microsoftアカウントへのサインインを行ってください。

以下のページに遷移したら、まずは『When a new email arrives』の「ラベル」を設定します。赤枠のプルダウンに自身のGmailのラベルが読み込まれているので、Googleスプレッドシートにメールを転記したいラベルを選択します。「詳細オプションを表示する」で設定することもできますが、設定を誤ると転記漏れを起こす懸念もありますので、絞り込みはGmailのフィルタ設定で行う方が良いです。