Gmailで定型的なメールを効率的に作成する方法【みなとやの制作ハック】

Gmailには、メール作成時に登録した返信定型文を呼び出してメールの作成を効率化できる「テンプレート」という機能があります。本記事では「テンプレート」機能を活用してメールを効率的に作成する方法をご紹介します。

活用シーン

例えば納品を行うメールや取材日程の調整など、メンバーによっては毎日数十件程度のメールを作成していますが、同じフォーマットの場合は「テンプレート」機能を活用すれば効率的にメールを作成することができます。また、相手に応じて署名を変更したい場合にも活用できます。

● 納品メールの作成
● 取材日程調整メールの作成
● 相手に応じて署名を変更する場合 など

導入手順

さっそくGmailに「テンプレート」機能を追加してみましょう。導入手順はとっても簡単です。

① Gmailの画面右上にある歯車マークをクリックして「設定」を開く
②「詳細」タブを開く
③ 上から2つ目の「テンプレート」を有効にする。

以上で導入のための設定は終了です。

使用手順

「テンプレート」の使用方法は簡単です。

● テンプレートの登録

①まずは通常通りメール本文を書きます。
②テンプレートにしたいメールを書き終えたら、メール作成画面右下の「…」をクリックしてメニューを開きます。

③ メニュー内の「テンプレート」にオンマウスします。
④「下書きをテンプレートとして保存」にオンマウスします。
⑤「新しいテンプレートとして保存」をクリックします。
⑥「新しいテンプレート名の入力」というダイアログボックスが出てくるので、
わかりやすい名称を付けて保存します。

以上でテンプレートの登録は完了です。

あとはテンプレートを使用したいタイミングで
⑦ メニュー内の「テンプレート」にオンマウスします。
⑧「テンプレート」内に追加されたテンプレートを選択します。

すると、メッセージにテンプレートの文面が挿入されます。

あとは宛名を追加して、差出人名「●●」を変更すれば送信準備完了です！

● テンプレートの上書き

テンプレートの上書きは、以下の手順で行います。
① メニュー内の「テンプレート」にオンマウスします。
②「下書きをテンプレートとして保存」にオンマウスします。
③ 上書きしたいテンプレート名をクリックします。

● テンプレートの削除

テンプレートの削除は、以下の手順で行います。
① メニュー内の「テンプレート」にオンマウスします。
②「テンプレートを削除」にオンマウスします。
③ 削除したいテンプレート名をクリックします。

さいごに

この機能を使えば、都度作成していたメールをより効率的に作成することが可能です。ぜひ使ってみてくださいね。

ディップは2019年3月に構造的な人手不足を解消する「labor force solution company」へと進化し、AI・RPA領域で新事業を開始したほか、社内でRPAやVBAのオンライン講座を開催するなど、社員が自身の業務を改善できるように取り組んでいます。

※プレスリリース
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https://www.dip-net.co.jp/news/175

私が所属するクリエイティブ統括部でも、RPAやVBA、Excelなどを積極的に活用して日々業務改善に取り組んでいます。業務改善に興味があるという方は、ぜひ以下の採用情報をご覧ください。